Inserire file excel o csv = Inserimento cumulativo di spese o entrate

Inserire una spesa o un’entrate in Zillions è molto semplice e bastano pochi dati.  Se hai molti dati già strutturati, puoi inserire invece che un immagine di un singolo documento, il file excel (o csv) che contiene queste informazioni. L’applicativo interpreta in maniera intelligente questi dati e capisce il contenuto delle colonne. Prova da solo e ne vedrai il risultato!inserire documenti in zillions

Dopo essere entrato in Zillions scegli la voce di menu Inserisci documento e inserisci il file come se fosse un documento normale. 

Caricamento di un file contente solo spese / entrate singole

Puoi caricare file in formato libero. Due cose importanti

  • la prima riga deve contenere  i nomi delle colonne
  • alcune informazioni sono essenziali:
    • data di spesa o entrata (come nome di colonna suggeriamo “data”, “data spesa”, “data entrata” o “data documento”)
    • un ammontare (come nome di colonna suggeriamo “ammontare”, “totale”, “totale spesa”, “totale documento”, “totale netto”, “imponibile”  o “totale lordo”)
    • una descrizione (“descrizione”, “descrizione spesa”, “descrizione entrata”, “descrizione documento”)

Ad esempio questo file viene caricato correttamente:

In più puoi utilizzare una colonna per indicare se la riga rappresenta un’entrata o un’uscita (nome colonna suggeriti: “tipo”, “attivo/passivo” “entrata/uscita”). Se non indichi nulla verra considerata come spesa.

Nel file puoi inserire anche tutte altre informazioni in colonne aggiuntive che il sistema interpreterà per te ad esempio:

 

Informazione Nomi colonna suggeriti
data spesa, data documnto “data spesa”, ” data entrata”, “data”, “data documento”
descrizione spese, descrizione documento “descrizione”, “descrizione spesa”, “descrizione entrata”, “descrizione documento”
ammontare “totale”, “totale lordo”, “ammontare”, “lordo”
valuta degli importi “valuta”
indicatore se spesa o entrata “tipo”, “attivo/passivo” “entrata/uscita”
informazioni aggiuntive sulla spesa, riferimento “riferimento”
partita iva fornitore o cliente “P.IVA”, “PIVA”, “codice IVA”, “partita IVA”,  “partita IVA fornitore”, “partita IVA cliente”
denominazione fornitore o cliente “denominazione”, “fornitore”, “cliente”
ammontare netto “netto”, “ammontare netto”, “imponibile”
ammontare iva “iva”, “imposta”, “tot. iva”
percentuale iva “aliquota”, “aliquota iva”
natura esenzione iva “natura esenzione”, “natura
tipo di pagamento “metodo di pagamento”, “pagamento”
data di scadenza “data di scadenza”, “scadenza”
codice conto di contabilità “conto”, “conto di contabilità”, “codice conto”, “contropartita”
quantità “quantità”
prezzo unitario “prezzo”, “prezzo unitario”
inizio periodo “inizio periodo”
fine periodo “fine periodo”
EAN del prodotto “EAN”, “codice EAN”
codice articolo “codice articolo”
centro di profitto o centro di costo, cartella “cartella”, “centro di profitto”, “centro di costo”, “centro di controllo”
categoria del prodotto “categoria del prodotto”, “prodotto”
unità di misura “unità di misura”, “unità”
indicazione di spesa extra “extra”
numero di documento “numero di documento”, “documento”
gruppo (da usare se vuoi raggruppare le righe) “gruppo”, “protocollo”

Caricamento di un file con spese / entrate raggruppate

Se vuoi raggruppare le righe puoi usare una la colonna chiamata “protocollo” o “gruppo” oppure “documento” o “numero Documento”.  Zillions raggrupperà le spese con lo stesso numero e crerà una spesa primaria e diverse spese di dettaglio. 

Per esempio il seguente file:

 

Caricherà due spese primarie e delle spese di dettaglio associate.

Cosa succede ai miei documenti dopo che li ho caricati ?

Come per le interpretazioni delle immagini,  Zillions legge i dati di spesa o entrate e li inserisce al posto tuo, riconosce il fornitore o il cliente e identifica categoria ed eventualmente il prodotto. Mentre fa tutto questo potrai vedere il tuo documento nella sezione In Lavorazione e seguire tutte le fasi di elaborazione.  

inserire documenti in zillions - in lavorazione

Completata la lettura dei dati di spesa, Zillions archivia il tuo documento.  Potrai visualizzarlo sia visitando la sezione Lista documenti che come allegato alla spesa nella sezione Lista spese.

Se ci sono dei problemi o delle informazioni mancanti, troverai delle indicazioni nella tua casella dei messaggi.

Caricamento di spese in maniera interattiva

Se hai poche informazioni da caricare e preferisci avere un feedback immediato, puoi anche caricare un file in formato standard in maniera interattiva.

Seleziona “importa da csv o da excel”, scarica il file di prova e caricalo interattivamente!

Il modo facile per caricare spese in maniera cumulativa

Bello vero? Ricordati che Zillions è il tuo assistente personale. Delega a lui le attività più noiose!

Guarda gli altri tutorials per imparare ad usare al meglio Zillions. Grazie per l’interesse e … Buon lavoro!

Per maggiori informazioni contattaci a info@zillions.it, oppure visita il nostro sito zillions.it