Inserire una spesa o un entrata in Zillions è davvero semplicissimo. Puoi farlo inserendo le informazioni manualmente. Oppure caricando i documenti che leggerà al posto tuo e creerà le voci relative nelle giuste categorie.  In questo tutorial vediamo insieme come inserire una spesa manuale.  Ecco di seguito i passi che devi seguire

Seleziona la voce di menu Entrate / Uscite e si aprirà una finestra dove puoi inserire i dati.  Hai la possibilità di inserire una sola voce o più voci. Nella parte bassa della pagina puoi anche inserire entrate / uscite ricorrenti.  Vediamo intanto come inserire una singola voce.

Inserire una voce singola … quali sono i dati minimi ?

Se sei di fretta i dati minimi che devi inserire sono:

  • La data: questa informazioni è importante per poter suddividere le voci in periodi.  La scelta sta a te. Quando Zillions interpreta i documenti per te, la data di spesa è la data di fatturazione. Allo stesso modo, la data di entrata è la data in cui tu hai emesso la fattura.
  • La descrizione: questa informazione è utile a te, per ricordarti per cosa è quella voce o per identificare voci simili. Per esempio, se vai sempre al solito supermercato perché non inserire la stessa descrizione? Se categorizzi la voce, Zillions poi userà questa informazione per effettuare le categorizzazioni automatiche in futuro. Nella descrizione puoi inserire un tag. Semplicemente scrivi per esempio #Tasse2019 e questo ti aiuterà nelle ricerche successive. Puoi anche aggiungere tags multipli per una stessa spesa!
  • L’importo: questo può sembrare banale, ma che significato avrebbe una spesa o entrata senza importo? Inserisci quindi l’importo e ricordati che può essere anche negativo nel caso tu voglia inserire dei rimborsi (nel caso sia una spesa) o uno storno di un’entrata.

E se volessi aggiungere più informazioni ?

Se invece vuoi caratterizzare maggiormente la tua spesa, puoi aggiungere altre informazioni che possono essere utilissime per fare una migliore analisi:

  • La Categoria: puoi scegliere fra diverse categorie di spesa già definite Questo ti aiuta a raggruppare le spese simili e ad analizzare meglio i tuoi costi.
  • La data di scadenza: la data in cui è previsto il pagamento.  Questa ti comparirà evidenziata nel calendario e nel riquadro scadenze di pagamento della dashboard.  Non avrai più scuse per esserti dimenticato di pagare la bolletta e potrai controllare che le tue fatture vengano pagate in tempo!
  • L’esercente: identificare il tuo esercente o cliente è utile sia per te che puoi organizzare meglio le voci che per Zillions per aiutarti a risparmiare.  Prenditi qualche secondo in più e seleziona accuratamente il fornitore.
  • Inoltre puoi inserire, il metodo di pagamento e l’importo netto: tutte informazioni importanti, ma facoltative.
  • Puoi anche inserire l’informazione che questa è una spesa extra e che quindi può essere esclusa dai totali nelle pagine di analisi (per esempio in dashboard).
  • Puoi inoltre aggiungere un conto di contabilità (che servirà poi al tuo commercialista); anche questo verrà imparato da Zillions che lo proporrà durante l’interpretazione dei documenti.
  • Puoi assegnare la spesa ad una specifica cartella (o con una nomenclatura commerciale centro di profitto/costo) per poter fare un analisi più strutturata. Esempi di cartella per il consumatore sono: personale, famiglia, azienda. Queste cartelle potranno poi essere scelte nella Dashboard, per fare un analisi parziale delle spese o delle entrate per la sola cartella che si vuole osservare.

Una volta inseriti i dati ti basta selezionare il pulsante Salva e la voce verrà salvata.  Se vuoi inserire ulteriori voci, come ad esempio tutti gli acquisti che hai fatto da uno specifico fornitore, oppure tutti gli scontrini del giorno, Zillions ti permette di farlo.  E ti aiuta pre-valorizzando i dati ai valori della voce precedente. Fai però attenzione di aggiornare le informazioni necessarie per non inserire la stessa voce più volte.

Qui puoi anche specificare se la voce è “extra”, ovvero può essere esclusa dai totali della dashboard per le analisi.

Come inserire una voce ricorrente

Nel caso tu voglia inserire una voce ricorrente come ad esempio l’affitto o il mutuo, una volta compilati i dati obbligatori, ti basta selezionare il campo Periodicità. Si aprirà una nuova sezione della finestra di inserimento spesa dove sarà possibile definire:

  • Periodicità: la frequenza di spesa (mensile, settimanale, trimestrale, ecc.)
  • Data di fine ricorrenza: la ricorrenza sarà calcolata dal primo giorno di spesa (data di spesa) alla data di fine ricorrenza (Data finale)
  • Se vuoi registrare la scadenza, basta inserire la data di scadenza della prima ricorrenza e il sistema calcolerà le successive scadenze automaticamente

Facile no ?! Comincia a inserire le tue spese e entrate o guarda il prossimo tutorial che spiega come semplificarti la vita lasciando a Zillions l’onere di identificare e interpretare le tue spese o entrate a partire dai documenti.  Grazie per l’interesse e … Buon Inserimento!

Per maggiori informazioni contattaci a support@zillions.it, oppure visita il nostro sito zillions.it