Sei PMI su 10 non sono propriamente soddisfatte dell’introduzione della fattura elettronica. Secondo l’indagine Apindustria, le piccole imprese non la trovano coerente e adatta alla loro dimensione.

Il 40% di queste evidenzia ritardi nella ricezione delle fatture elettroniche, il 20% affermano di “essere bloccate”.

Solo il 39% delle PMI promuove la nuova modalità.

Certamente occorrerà tempo per oliare i meccanismi e superare le difficoltà iniziali.

Ma quali sono gli errori, invece, da evitare in sede di compilazione ed emissione?

Il primo problema è la poca conoscenza del nuovo software con cui si emettono appunto le fatture. Bisogna familiarizzare con i nuovi sistemi, occorre pazienza.

Attenzione, quindi, ai caratteri speciali: l’XML non li supporta nella maggior parte dei casi. Un esempio su tutti: la & va convertita in E, ma anche i simboli delle valute vanno controllati.

La fattura elettronica viene poi scartata in questi casi:

  • mancanza dei dati obbligatori (esempio: data di emissione, dati dei soggetti, partita IVA)
  • incongruenze nei dati indicati (esempio: indicazione di diverse aliquote IVA)
  • fatture duplicate
  • Indicazione di una data fattura successiva a quella del giorno di invio
  • Codice destinatario indicato in caratteri minuscoli. Il sistema vuole le maiuscole.
  • Errori nell’IBAN.

Oltre allo scarto della fattura, è possibile che questa venga letteralmente persa ed annullata.

Un altro errore grave è indicare nell’anagrafica cliente una Pec o un codice destinatario esistenti, ma non riconducibili al cliente stesso.

Per l’emittente la fattura è correttamente emessa, per il Sistema di Interscambio che riconosce come dato valido l’indirizzo di destinazione (Pec o codice destinatario), la fattura risulta regolarmente consegnata con le possibili seguenti conseguenze:

  • Nel caso di indirizzo Pec relativo ad un terzo soggetto (non al mio cliente) la fattura sarà inoltrata a tale indirizzo, che potrebbe tranquillamente ignorarla;
  • Nel caso di codice destinatario riconducibile ad altro provider, la fattura viene acquisita dal sistema ricevente che, però, non può consegnarla e nemmeno notificare al Sistema di Interscambio il problema occorso.

Per evitare queste problematiche occorre registrare la PEC o il Codice Destinatario all’interno dell’Area Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate.

Un altro errore, infine, è relativo alla registrazione di una fattura nel proprio sistema contabile prima che il Sistema di Intercambio abbia confermato l’esito.