Da tempo la fattura elettronica è entrata nel quotidiano di imprese grandi e piccole.

Oggi facciamo un riepilogo del suo funzionamento.

 

Come funziona

Per consentire lo scambio delle fatture elettroniche tra privati, l’Agenzia delle Entrate, come abbiamo anticipato, ha messo a disposizione di tutti i contribuenti titolari di partita IVA il SdI, Sistema di Interscambio creato per la fatturaPA, che permette quindi:

  • la generazione della fattura;
  • la creazione della fattura in formato XML;
  • la trasmissione delle fatture elettroniche.

Per creare la fattura elettronica tra privati, l’impresa o il professionista, deve:

  • Accedere al Servizio e scegliere l’utenza di lavoro;
  • Produrre la fattura elettronica;
  • Selezionare il formato della fattura elettronica;
  • Sulla base dell’opzione scelta, è possibile:
    • Generare una nuova fattura;
    • Visualizzare l’ultima fattura generata e archiviata;
    • Importare la fattura da file XML.

Ogni fattura elettronica, è bene ricordarlo, deve essere firmata dal professionista o dall’impresa attraverso l’apposizione della firma digitale, l’unica in grado di garantire l’integrità e l’autenticità del file XML inviato e della marcatura temporale.

Dopo avere preparato il file XML contenente una o più fatture, l’azienda è pronta per effettuare la trasmissione della fattura elettronica tra privati con il Sistema di Interscambio o con altro software.

Dopo avere effettuato la trasmissione del file, il professionista, l’azienda, la società, l’impresa, o l’intermediario autorizzato devono attendere la conferma dell’avvenuta ricezione del file attraverso l’applicazione presente nella sezione “strumenti SdI” o utilizzando i servizi telematici di Fisconline o Entratel.

 

Emissione di una fattura elettronica

Per avere una fattura elettronica non conta tanto il formato originario del documento, cartaceo o elettronico, quanto il fatto che il formato elettronico sia garantito e presente in fase di emissione della fattura, ricezione e accettazione da parte del destinatario.

I requisiti di autenticità e integrità della fattura possono essere assicurati, come abbiamo visto, mediante l’utilizzo di firme elettroniche qualificate o digitali da parte dell’ente emittente oppure utilizzando, in alternativa, sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione e/o prestazione collegata oppure, ancora, ricorrendo ad altre tecnologie in grado di garantire tali requisiti.

Resta ferma la facoltà di avvalersi di sistemi EDI di emissione e trasmissione.

Oltre quindi all’utilizzo di tecnologie, quali l’EDI o le firme qualificate, l’autenticità e integrità di una fattura elettronica possono essere assicurate attraverso controlli di gestione interni a ciascun soggetto passivo Iva, i quali possono essere utilizzati per creare piste di controllo gestionali e affidabili tra fatture e cessioni o prestazioni.

Trasmissione di una fattura elettronica

Per inviare una fattura elettronica ai propri clienti è possibile quindi utilizzare i canali di trasmissione della PEC, della posta elettronica ordinaria oppure trasmettendo un link al cliente, il quale può accedere alla fattura e “scaricarla” oppure mettendola a disposizione su un portale appositamente dedicato.

La fattura elettronica può esser inviata anche attraverso il Sistema di Interscambio, utilizzando il tracciato XML PA opportunamente modificato e firmandolo digitalmente.

Quanto all’indirizzamento delle fatture da parte di SdI, mentre le fatturePA sono gestite dal Codice IPA di 6 cifre da inserire nel campo “Codice Destinatario” del file e-fattura, la trasmissione di fatture elettroniche tra privati è possibile a mezzo PEC utilizzando il nuovo campo “PECDestinatario” nel file XML.

Come alternativa, nel caso di trasmissione con canali diversi dalla PEC, l’invio avviene tramite la valorizzazione nel file e-fattura XML del campo “CodiceDestinatario” con un valore di 7 caratteri, diverso da “0000000”. Il “CodiceDestinatario” viene assegnato su richiesta dal Sistema di Interscambio quando il canale di ricezione viene accreditato in ricezione.

 

Ricordiamo che Zillions Business funziona alla perfezione con il sistema della fattura elettronica.