Obbligo di conservazione delle fatture

Cominciamo dall’inizio, perché vanno conservate le fatture?

Le fatture (che non sono prove di pagamento, per questo ci vuole una quietanza od una copia dell’estratto conto) devono essere conservate da chi le emette per dare prova al fisco di aver contabilizzato l’operazione e dichiarato il reddito percepito. Per chi le riceve, la conservazione serve quando la fattura è necessaria a una detrazione o un beneficio fiscale.

Le fatture, emesse e ricevute, devono essere conservate, ai fini tributari, fino a quando l’Agenzia delle Entrate può procedere all’accertamento ai fini delle imposte sul reddito (Irpef e Ires) e questo corrisponde 5 anni calcolati dal 31.12 dell’anno di presentazione della dichiarazione con le registrazioni.

Ai fini civilistici, gli imprenditori commerciali devono conservare le scritture per 10 anni.

Il termine di cinque anni per la conservazione delle fatture può essere prorogato in quattro casi:

  1. se il contribuente ha ricevuto la notifica di un accertamento fiscale 
  2. se il contribuente ha una causa in corso con l’Agenzia delle Entrate per una contestazione collegata ad una fattura
  3. se il contribuente non ha presentato la dichiarazione annuale Iva
  4. per i documenti relativi agli anni fino al 2015 compreso, in caso di violazioni che comportano l’obbligo di denuncia per uno dei reati tributari, i termini ordinari di decadenza sono raddoppiati.

La conservazione digitale delle fatture elettroniche dovrà, attraverso l’utilizzo di tecnologie adeguate, garantire al documento un’efficacia giuridica equivalente a quella del documento cartaceo. In particolare dovranno essere garantite nel tempo le caratteristiche di autenticità (l’identità del soggetto emittente è certa), integrità (l contenuto del documento non può essere in alcun modo alterato) e leggibilità dei documenti informatici.

La conservazione può avvenire:

  • all’interno della struttura organizzativa aziendale
  • affidandola a soggetti  privati che offrano idonee garanzie organizzative e tecnologiche; l’Agenzia per l’Italia digitale mantiene una lista di conservatori accreditati
  • tramite il Sistema di Interscambio

La scelta del metodo di conservazione è libera e dipende dalle esigenze dell’operatore commerciale. Da rilevare che la conservazione tramite SdI (comunque valida fiscalmente) non soddisfa i principi  per una validazione civilistica e quindi il documento non hapiena validità giuridica nei confronti di terzi in caso di contestazione commerciale.

Conservazione per i soggetti forfettari

I contribuenti cosiddetti “minimi” e “forfettari” non sono soggetti all’obbligo dell’emissioned ella fattura in formato elettronico, ma risultano comunque tenuti alla conservazione elettronica delle fatture passive ricevute e dovranno attivarsi quindi per reperire la propria copia originale nella propria area personale sul sito dell’Agenzia delleEntrate o attraverso un sistema accreditato al SdI come Zillions e provvedere agli adempimenti legati alla conservazione.

Conservazione tramite il Sistema di Interscambio

Gli obblighi di conservazione delle fatture elettroniche e le note di variazione si intendono soddisfati direttamente attraverso l’invio al Sistema di Interscambio. L’Agenzia delle Entrate ha chiarito le modalità nel provvedimento pubblicato il 30.4.2018 e aggiornato il 21.12.2018:

7.1 I cedenti/prestatori e i cessionari/committenti residenti, stabiliti o identificati in Italia possono conservare elettronicamente, ai sensi del […] le fatture elettroniche e le note di variazione trasmesse e ricevute attraverso il SdI, utilizzando il servizio gratuito messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, conforme alle disposizioni […].

7.2 Per usufruire del servizio di conservazione di cui al precedente punto 7.1 l’operatore aderisce preventivamente all’accordo di servizio pubblicato nell’area riservata del sito web dell’Agenzia delle entrate.

7.3  L’adesione al servizio di conservazione di cui al punto 7.2 e il successivo utilizzo del servizio stesso sono consentiti attraverso intermediari, anche diversi da quelli individuati dall’articolo 3 del decreto del Presidente dellaRepubblica 22 luglio 1998, n. 322, appositamente delegati dal cedente/prestatore o cessionario/committente.

L’adesione al servizio può essere fatta sul portale “Fatture e corrispettivi”:

dopo qualche click dove si accetta l’adesione al servizio di consultazione si ottiene la schermata con i Servizi disponibili

da cui si può entrare nella sezione Fatturazione elettronica e Conservazione

e da qui nella sezione Conservazione (questo link funziona solo se l’utente è già autenticato sul sito dell’Agenzia delle Entrate)

La conservazione tramite il Sistema di Interscambio è rivolta sia agli operatori economici sia a chi riceve le fatture elettroniche e offre le seguenti funzio

  • conservazione gratuita di fatture singole o in file archivio
  • esibizione delle fatture
  • visualizzazione degli esiti delle richieste
  • adesione al servizio di conservazione

quest’ultima funzionalità è evidenziate qui sotto