Immaginate di avere un’auto, di essere in autostrada lanciati ad una velocità coerente e di non possedere un quadro comandi. Impressionante, vero?

Molto. Impossibile conoscere la velocità del mezzo, il consumo di carburante, le condizioni atmosferiche, eventuali problemi al motore.

Così è nelle aziende. Senza adeguati strumenti, un’azienda corre il rischio di lanciarsi (sul mercato) e contemporaneamente non conoscere il proprio conto economico, i costi, le performance, etc…

E lo strumento più idoneo per fornire al management quelle informazioni utili alla sua guida è proprio il controllo di gestione.

Strumento che permette anche e soprattutto di attivarsi in output sulla base degli input ricevuti al fine di prendere decisioni strategiche e cambiare l’assetto e la direzione del business.

Il controllo di gestione analizza e seleziona le unit facenti parte dell’azienda, interpreta i loro dati al fine di capire come hanno agito per raggiungere i propri obiettivi, consente di prevenire default e altri problemi finanziari e strategici, permette di intervenire per correggere la rotta, al fine di ottimizzare le risorse dell’azienda stessa.

Quali sono dunque le attività principali del controllo di gestione?

  • Analisi della situazione;
  • Condivisione del dato di scenario;
  • Organizzazione delle informazioni;
  • Raccolta dei dati.

L’obiettivo finale di un buon controllo di gestione è quindi quello di ottimizzare l’efficacia dei dati raccolti (affinchè acquisiscano maggiore valenza decisionale e strategica) e aumentare quindi il tempo impiegato per lo studio e la condivisione degli stessi, riducendo gli sforzi dedicati alla mera raccolta.

Possiamo identificare cinque step per migliorare il controllo di gestione.

  • Automazione. E’ evidente che l’automatizzazione del caricamento delle informazioni immette qualità nel sistema di controllo, salvando tempo e permettendo agli operativi e ai decisori di dedicarsi all’analisi strategica.
  • Supervisione. Questo step permette di presidiare e controllare tutti i player coinvolti nelle operazioni, delocalizzando i processi per quanto attiene alle attività ma centralizzandoli nei controlli. E’ evidente che occorre definire preventivamente ruoli e azioni.
  • Certificazione. Un altro step fondamentale e quantomai utile: permette il presidio delle attività di input dei dati, consentendo un controllo di carattere qualitativo e quantitativo. In questa fase è possibile l’individuazione di eventuali dati anomali e/o errati.
  • Uniformazione. La raccolta dei dati deve generare output univoci e condivisi. Al fine di riservare il tempo di qualità all’analisi degli stessi. Omogeneizzare è un’azione propedeutica al controllo di dati ridondanti o fallati. Occorre, in questo step, definire in advance i propri obiettivi di controllo.
  • Adattamento. E’ un processo quasi darwiniano: le attività di controllo devono cambiare e adattarsi ai diversi contesti in cui agiscono. Lo devono fare in modo coerente e velocemente. Questo step è il culmine e il completamento degli altri. Un buon sistema di controllo deve rappresentare la bussola strategica delle aziende.

E’ innegabile come la tecnologia sia divenuta imprescindibile per attività di questo tipo. Un buon SW è davvero il cruscotto che ogni manager o decisore vorrebbe avere.